Регламент Администрации Николаевского сельского поселения Дубенского района Республики Мордовия

I. Общие положения

1. Систему органов местного самоуправления Николаевского сельского поселения составляют Совет депутатов Николаевского сельского поселения - представительный орган местного самоуправления, Глава Николаевского сельского поселения - высшее должностное лицо муниципального образования «Николаевское сельское поселение», администрация Николаевского сельского поселения - исполнительно-распорядительный орган местного самоуправления, иные органы местного самоуправления, образуемые в соответствии с Уставом муниципального образования «Николаевское сельское поселение».

Настоящий Регламент определяет основные направления документационного оформления управленческой деятельности.

2. Администрация поселения в своей деятельности руководствуется:

• Конституцией Российской Федерации,
• Федеральными законами,
• Уставом Республики Мордовия,
• Республиканским законом «О местном самоуправлении»,
• Иными республиканскими законами,
• Уставом муниципального образования «Николаевское сельское поселение»,
• Постановлениями и распоряжениями Главы поселения,
• Настоящим Регламентом.

3. Глава Николаевского сельского поселения является высшим должностным лицом муниципального образования «Николаевское сельское поселение», наделяется уставом муниципального образования собственными полномочиями по решению вопросов местного значения, осуществляет руководство администрацией поселения на принципах единоначалия, самостоятельно утверждает штатные расписания аппарата администрации поселения, местного самоуправления и в пределах соответствующих расходов местного бюджета.

Глава администрации поселения формирует аппарат администрации поселения в соответствии со структурой и штатным расписанием.

4. Отдельные направления деятельности Администрации могут регламентироваться и конкретизироваться специальными инструкциями,

5. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящим Регламентом правил и порядка работы с документами в подразделениях Администрации поселения возлагается на их руководителей.

6. Работники администрации поселения несут ответственность за выполнение требований настоящего Регламента, сохранность документов и неразглашение содержащейся в них служебной и конфиденциальной информации.

7. Методическое руководство организацией делопроизводства в администрации поселения осуществляется специалистом по организационно-правовой и кадровой работе. Инструктивные материалы специалиста по организационно-правовой и кадровой работе администрации поселения по вопросам организации и совершенствования работы с документами, устранения выявленных недостатков и нарушений в делопроизводстве обязательны для исполнения во всех подразделениях администрации поселения.

8. Правила и порядок работы с документами, установленные настоящим Регламентом, обязательны для всех муниципальных служащих и технических работников администрации поселения. 

II. Организация работы с кадрами

1. Порядок формирования структуры и штатов аппарата администрации поселения и местных органов исполнительной власти определяется республиканскими законами "О муниципальной службе в Республике Мордовия", "О Реестре муниципальных должностей Республики Мордовия" и Уставом муниципального образования «Николаевское сельское поселение».

2. Штатное расписание аппарата Администрации поселения органа местного самоуправления утверждается постановлением Главы администрации Николаевского сельского поселения .

3. Порядок заключения и расторжения трудового договора с муниципальными служащими и иными работниками администрации поселения регулируется соответствующими статьями Трудового кодекса Российской Федерации, Федерального закона "Об основах муниципальной службы Российской Федерации" и Областного закона "О муниципальной службе в Республике Мордовия".

4. Глава администрации поселения назначает на должность на условиях срочного трудового договора, на период исполнения своих полномочий, заместителя Главы администрации поселения, руководителей структурных подразделений Администрации поселения, непосредственно входящих в его состав.


С работниками, занимающими должности, не отнесенные к муниципальным должностям, и осуществляющими техническое обеспечение деятельности администрации поселения, трудовые договоры заключаются на неопределенный срок.

5.Работники и служащие структурных подразделений Администрации поселения назначаются и увольняются распоряжением Главы администрации поселения.

6. Формирование Администрации поселения проводится на основе индивидуального подбора кадров.

7. Предложения по назначению и освобождению работников вносятся руководителями структурных подразделений. При этом лица, претендующие на замещение вакантной должности, представляют специалисту по правовой и кадровой работе:

• анкету,
• автобиографию,
• трудовую книжку (подлинник или заверенную копию),
• документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу,
• подлинники и копии документов о профессиональном образовании,
• справку о соблюдении ограничений, связанных с замещением муниципальных должностей и муниципальных должностей муниципальной службы, с отметкой налогового органа о подаче декларации о доходах и имуществе,
• медицинское заключение о состоянии здоровья,
• документы, подтверждающие стаж муниципальной службы и его отдельные периоды (при наличии такого стажа).

По получении документов отделом по организационно-правовой и кадровой работе в 10-дневный срок готовится заключение о его соответствии предлагаемой к замещению должности.

8. Кандидаты на замещение вакантной должности руководителя структурного подразделения, непосредственно входящего в состав аппарата администрации поселения, проходят собеседования с Главой администрации поселения, .

Кандидаты на замещение иной вакантной должности в аппарате администрации поселения проходят собеседование с Главой сельского поселения.

9. Собеседования с работниками, претендующими на должности муниципальных служащих Администрации поселения, проводятся по четвергам с 10 до 15 часов.

10. На всех принятых работников отделом по организационно-правовой и кадровой работе оформляется личное дело.

Порядок ведения личных дел в администрации поселения утверждается распоряжением администрации поселения.

11. Для определения уровня профессиональной подготовки и соответствия муниципальных служащих аппарата администрации поселения, руководителей отраслевых и территориальных органов местного самоуправления поселения и их заместителей занимаемым должностям муниципальной службы, решения вопросов выдвижения работников на вышестоящие должности проводится аттестация муниципальных служащих. Порядок проведения аттестации устанавливается республиканскими законами, а также Положением об аттестации муниципальных служащих в администрации Николаевского сельского поселения, утверждаемым постановлением Главы администрации поселения.

12. Вопросы поощрения и дисциплинарного взыскания работников аппарата администрации поселения определяются Республиканским законом "О муниципальной службе Республики Мордовия". 

III. Планирование работы

1. Деятельность Администрации поселения осуществляется в соответствии с утвержденными Главой администрации поселения планами работы администрации поселения на год, а также мероприятиями администрации поселения на квартал, месяц и неделю, обеспечивающими выполнение годового плана.

2. Разработка плана работы администрации поселения на год (далее - план на год).


3. Разработка плана мероприятий администрации поселения на квартал (далее - план мероприятий на квартал).


4. В случаях, если запланированное мероприятие по каким-либо причинам не может быть выполнено в срок или предлагается исключить его из плана, специалист администрации поселения, осуществляющий контроль, информирует в письменном виде об этом заместителя Главы администрации поселения не позднее, чем за 10 дней до намеченного срока проведения мероприятия.

Глава администрации поселения рассматривает предложения об изменении или уточнении мероприятий и принимает по ним решения об их утверждении или отклонении.

В материалах указываются проводимые мероприятия рассматриваемые на них вопросы, дата, место и время проведения, ответственные за подготовку и исполнение, В мероприятиях отражаются командировки заместителя Главы администрации поселения, прием граждан по личным вопросам. 

IV. Подготовка, оформление и издание постановлений и распоряжений Главы администрации поселения.

1. В соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, Республики Мордовия, Уставом муниципального образования «Николаевское сельское поселение» Глава Николаевского сельского поселения обладает полномочиями по изданию правовых актов по вопросам местного значения и по вопросам осуществления отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и республиканскими законами, на основании и во исполнение положений, установленных соответствующими федеральными и республиканскими законами.

Акты Главы Николаевского сельского поселения издаются в форме постановлений и распоряжений.

Нормативные правовые акты Главы Николаевского сельского поселения, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, издаются в форме постановлений и вступают в силу в порядке, установленном частью 3 статьи 41 Устава муниципального образования «Николаевское сельское поселение».

Иные правовые акты Главы Николаевского сельского поселения издаются в форме распоряжений и доводятся до сведения заинтересованных лиц и организаций. Распоряжения вступают в силу с момента подписания, если иное не оговорено в самом распоряжении.

Данные акты подлежат обязательному документационному оформлению.

Постановления и распоряжения администрации поселения подписываются Главой администрации поселения, а в его отсутствие - лицом, его замещающим.

1.1. Постановления Главы администрации Николаевского сельского поселения издаются по вопросам:

• объявления о вступлении в должность вновь избранного Главы Николаевского сельского поселения;
• награждения Почетной грамотой Главы Николаевского сельского поселения и Благодарностью Главы Николаевского сельского поселения;
• определения основных направлений деятельности администрации поселения;
• утверждения штатных расписаний аппарата администрации Николаевского сельского поселения.
• владения, пользования и распоряжения имуществом, находящегося в муниципальной собственности;
• утверждения мероприятий основных направлений отраслевой деятельности;
• социально-экономического развития поселения и социальной защиты населения;
• утверждения положений о структурных подразделениях администрации поселения и об отраслевых органах местного самоуправления;
• предоставления бюджетных кредитов;
• предоставления жилья различным категориям граждан и отселения граждан из аварийных помещений;
• утверждения тарифов;
• реструктуризации задолженности предприятий;
• охраны памятников истории, культуры местного значения;
• связанным с осуществлением полномочий по руководству гражданской обороной, в случае чрезвычайных ситуаций, стихийных бедствий, экологических катастроф, эпидемий, пожаров, массовых нарушений общественного порядка;
• связанным с охраной жизни людей, защитой их здоровья и прав, сохранением материальных ценностей, поддержанием порядка, обеспечением деятельности учреждений и организаций;
• иным вопросам в соответствии с федеральным, республиканским законодательством и Уставом муниципального образования «Николаевское сельское поселение»;

1.2. Распоряжения Главы администрации Николаевского сельского поселения издаются по вопросам:

• назначения и освобождения от должности руководителей структурных подразделений, работников аппарата администрации поселения.
• командировок и предоставления отпусков работникам аппарата администрации поселения.
• распоряжения Главы администрации поселения издаются также в случаях, когда это предусмотрено федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Республики Мордовия, Уставом муниципального образования «Николаевское сельское поселение».

1.3. Порядок подготовки нормативных актов по кадровым вопросам:

• распоряжения Главы администрации поселения о назначении и освобождении от должности готовятся специалистом по правовой и кадровой работе администрации поселения на основании личного заявления на имя Главы администрации поселения.

Лица, которым по характеру замещаемой должности необходим допуск к сведениям, содержащим государственную тайну, могут быть назначены на эти должности только после оформления допуска по соответствующей форме.

1.4. Все распоряжения Главы администрации поселения за исключением указанных в п. 1.3 согласовываются с заинтересованными лицами и подлежат обязательному визированию специалистом по правовой кадровой работе Администрации поселения . Подготовка проектов и организация работы с ними осуществляются в соответствии с требованием настоящего Регламента.

Указанные выше правовые акты оформляются на бланках установленных образцов у специалиста по правовой и кадровой работе администрации поселения.

Изменения и дополнения в перечисленные в подпунктах 1.1-1.3 акты вносятся соответствующими актами.

2. Правом вносить проекты постановлений, распоряжений обладают:

• заместитель Главы администрации поселения;
• руководители структурных подразделений аппарата администрации поселения;
• руководители отраслевых органов местного самоуправления Николаевского сельского поселения;

Проекты постановлений, распоряжений по назначению и освобождению кадров, отпускам, объявлению дисциплинарных взысканий, премированию, оплате за замещение отсутствующих работников аппарата, проведению аттестации муниципальных служащих и конкурсов на замещение вакантных должностей, оказанию материальной помощи, объявлению «Благодарности Главы Николаевского сельского поселения», награждению «Почетной грамотой Николаевского сельского поселения», «Благодарственным письмом администрации Николаевского сельского поселения» и других видов поощрения Главы администрации поселения готовятся специалистом правовой и кадровой работе.

3. Проекты постановлений и распоряжений должны отвечать следующим требованиям.

Соответствовать федеральному и республиканскому законодательству.

Быть тщательно отредактированными, иметь краткое, ясное и четкое изложение существа вопроса, исключающее возможность двоякого его толкования, с четко сформулированными и обоснованными целями и задачами.

Содержать конкретные предложения, обеспеченные необходимой материально-технической базой, финансированием и исключающие необходимость выпуска документов в дополнение или изменение основного.

Содержать указания конкретным исполнителям, выполнение которых обеспечит решение поставленных задач, реальные сроки исполнения, а также пункт возложения контроля за их исполнением на заместителя Главы администрации поселения, руководителей структурных подразделений аппарата, отраслевых и территориальных органов местного самоуправления поселения, других должностных лиц.

Если подготовленный правовой акт влечет за собой внесение изменений или дополнений в другие правовые акты, эти изменения или дополнения включаются в проект подготовленного акта или представляются в виде самостоятельного акта одновременно с ним.

Если принимаемые постановление или распоряжение исключают действие ранее принятых правовых актов, они должны содержать пункты о признании их утратившими силу.

Если проект постановления, распоряжения предусматривает обращение с ходатайством по тому или другому вопросу, к нему должен быть приложен проект соответствующего письма.

Постановления и распоряжения, принимаемые во исполнение Конституции Российской Федерации, законов, указов, постановлений и распоряжений федеральных органов власти и управления, а также областных законов и постановлений Законодательного Собрания области, должны содержать ссылку на дату, номер и полное наименование этих документов.

При внесении проектов актов, требующих принятия решения Николаевского сельского Совета депутатов, одновременно должен представляться проект соответствующего акта и необходимые документы к нему.

После подписания постановления, распоряжения по данному вопросу проект решения после визирования Главой Администрации поселения передается официально в Николаевский сельский Совет депутатов.

Акты, связанные с выделением бюджетных ассигнований, а также влекущие за собой расходы из бюджета, не предусмотренные в нем на текущий финансовый год, вносятся с пояснительной запиской, содержащей необходимые расчеты, обоснования и прогнозы социально-экономических и иных последствий их реализации.

Если в тексте документа имеются приложения, то делается ссылка "согласно приложению" или "прилагается". При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами.

Подготовленный проект печатается на компьютере в одном экземпляре на чистом листе бумаги через 1,5 интервала в системе "WORD", шрифт "Times New Roman", размер - 14 пт.

Ниже подписи указываются должность, фамилия и инициалы Главы сельской администрации, структурное подразделение аппарата или отраслевой орган местного самоуправления, которые вносят проект.

4. Порядок подготовки правовых документов

4.1. Подготовка постановлений и распоряжений осуществляется на основании:

• письменных или устных поручений Главы администрации поселения. Письменное поручение оформляется путем резолюции Главы администрации поселения на письме с просьбой о подготовке соответствующего нормативного акта или резолюцией на других документах, устное - короткой запиской заместителя Главы администрации поселения о том, что имеется соответствующая договоренность;
• поручений, определенных ранее принятыми нормативными актами;
• поручений в соответствии с протоколами совещаний Главы администрации поселения;

4.2. В соответствии с поручением (разрешением) на подготовку правового акта заместитель Главы администрации поселения или руководитель органа местного самоуправления Николаевского сельского поселения определяет исполнителей, список должностных лиц, согласовывающих и визирующих проект.

В отдельных случаях для подготовки особо сложных проектов образовываются рабочие группы из специалистов различных структурных подразделений аппарата администрации поселения и других органов местного самоуправления поселения. В состав рабочих групп могут включаться специалисты территориальных органов федеральных органов исполнительной власти и других организаций по согласованию с ними.

4.3. Срок подготовки проектов от поручения (разрешения) до передачи на подпись устанавливается до 30 календарных дней, а срочных - до 5 рабочих дней. В необходимых случаях Глава администрации поселения может установить и другой конкретный срок.

Ответственность за качество, своевременность подготовки, согласование и визирование проектов документов заинтересованными должностными лицами несёт специалист по правовой кадровой работе.

Если в процессе согласования в проект нормативного акта вносятся изменения принципиального характера, то он может быть направлен на повторное визирование.

4.4. На основании поручения (разрешения) исполнитель получает у специалиста по правовой кадровой работе необходимые бланки. Специалист ведет учет подготавливаемых документов и контролирует соблюдение установленных сроков.

5. Подготовленный проект со всеми необходимыми документами представляется Главе поселения. 

6. Согласование и визирование проекта организует исполнитель.

Проекты постановлений, распоряжений, в том числе каждое приложение к ним, на последней странице визируют:

• исполнитель, готовивший проект документа;
• руководитель структурного подразделения или руководитель органа местного самоуправления;
• Приложения с цифровыми данными визируются постранично.

Виза включает в себя личную подпись визирующего, расшифровку его фамилии, должность и дату.

7. На листе согласования визы проставляются в следующем порядке:

• исполнитель, руководитель структурного подразделения, осуществляющего подготовку документа;
• руководители заинтересованных структурных подразделений аппарата или отраслевых, территориальных органов местного самоуправления поселения;
• специалист по правовым и кадровым вопросам администрации поселения, который, кроме визы на листе согласования, визирует и текст проекта документа;
• Проекты постановлений и распоряжений без визы главного специалиста по юридическим вопросам на подпись не представляются.

8. Подготовка проектов постановлений, распоряжений по выделению средств из местного бюджета, включая резервный фонд администрации поселения на финансирование непредвиденных расходов местного бюджета находится в исключительной компетенции финансового отдела администрации поселения.

9. Передача проектов документов на согласование (визирование) осуществляется через приемную администрации поселения с указанием в листе согласования даты получения и возврата.

За нарушение сроков согласования проекта документа несет ответственность руководитель подразделения, в котором проходит согласование проекта.

10. Проект постановления или распоряжения, переданный должностному лицу на визу, рассматривается им в течение не более двух рабочих дней. Срочные проекты визируются в течение 3 часов.

В случае несогласия с текстом проекта постановления, распоряжения лицо, визирующее документ, предлагает свою формулировку в письменном виде.

Особое мнение (замечание) должностного лица, визирующего документ, излагается отдельной запиской, которая прилагается к проекту документа.

При наличии разногласий по проекту документа последние рассматриваются у заместителя Главы администрации поселения, курирующего подразделение, готовившее документ

11. Проработанные соответствующими подразделениями проекты нормативных актов, передаются Главе поселения.

Проекты документов могут быть признаны не подготовленными к подписанию и отправлены на доработку в случаях:

• несоответствия положениям настоящего Регламента;
• отсутствия необходимых согласований должностных лиц;
• отсутствия необходимых данных для дальнейшего осуществления контроля;
• неотредактированности;
• низкого качества компьютерного исполнения текста или несоответствия печатного текста магнитному носителю.

12.Ответственность за соответствие текста документа на дискете завизированному проекту возлагается на исполнителя.

13. Организационную работу по подписанию документов проводит специалист администрации. 

14.Служебная информация, содержащаяся в подготавливаемых проектах, постановлений, распоряжений, не подлежит разглашению (распространению). 

V. Порядок работы с постановлениями и распоряжениями Главы администрации поселения

1. Подписанные акты вместе со всеми приобщенными к ним в процессе подготовки материалами и списком рассылки передаются специалисту по кадровой и правовой администрации для регистрации. Нормативные документы вступают в силу с даты их подписания.

2. Регистрация производится по каждому виду документов отдельно с соблюдением нумерации, которая ведется с начала и до конца календарного года.

Далее подписанный и зарегистрированный акт через специалиста поселения направляется в подразделение внесшее проект.

3. Тиражирование документов согласно списку в течение 1 рабочего дня после подписания проекта осуществляет подразделение внесшее проект, передает их вместе с листом согласования и рассылки, с текстом нормативного правового акта специалисту по правовой и кадровой работе Администрации поселения Далее экземпляры документов, заверенные круглой печатью специалистом по правовой и кадровой работе администрации поселения, направляются заинтересованным сторонам и исполнителям согласно списку. В необходимых случаях работники, готовившие проект документа, представляют полные почтовые адреса получателей.

Рассылка документов осуществляется не позднее чем в 3-дневный срок.

Рассылка постановлений, распоряжений по выделению средств из местного бюджета, осуществляется в течение рабочего дня после подписания – сектору экономики и финансов администрации Николаевского сельского поселения, руководителям структурных подразделений аппарата администрации поселения, инициировавшим выделение средств, а также тем, кому в документе предусматривается выделение средств.

4. Правовые документы, изменяющие или дополняющие ранее принятые акты, обязательно направляются всем учреждениям и организациям, которым рассылались эти документы. Ответственность за это возлагается на специалиста по правовой кадровой работе Администрации поселения.

5. Замена или возврат ранее разосланных документов в случае необходимости производится по указанию специалиста по правовой и кадровой работе поселения.

6. Подлинники подписанных документов в течение 2 лет хранятся в архиве поселения Для ознакомления они могут быть предоставлены с разрешения специалиста по правовой и кадровой работе поселения.

7. Передача подписанных подлинников актов Главы администрации поселения, от специалиста по правовой кадровой работе не допускается. Снятие копий с документов по заявкам организаций и граждан возможно по разрешению специалиста по правовой и кадровой работе поселения. Количество отснятых копий и получатель указываются в специальном журнале. 

VI. Порядок подготовки, оформления и согласования проектов решений, вносимых на рассмотрение Николаевского сельского Совета депутатов по инициативе Главы администрации поселения и направленных на заключение в администрацию поселения из Николаевского сельского Совета депутатов

1. Специалист по правовой и кадровой готовит на основании предложений Главы Администрации поселения перечень вопросов, подлежащих включению в план работы Николаевского сельского Совета депутатов на очередное полугодие. А также ежеквартально готовит руководителю информацию о выполнении плана нормотворческой работы Николаевского сельского Совета депутатов в части рассмотрения вопросов, внесенных по инициативе Главы Николаевского сельского поселения.

2. Ответственность за качественную и своевременную подготовку и согласование (визирование) проектов решений Николаевского сельского Совета депутатов, вносимых на рассмотрение Николаевского сельского Совета депутатов по инициативе Главы Николаевского сельского поселения, несет специалист по правовой кадровой работе поселения.

Организационные вопросы, связанные с подготовкой, согласованием и внесением на рассмотрение Николаевского сельского Совета депутатов проектов решений, осуществляет специалист по правовой и кадровой работе поселения.

3. Основанием для подготовки проекта решения Николаевского сельского Совета депутатов являются:

• согласованное с Главой Николаевского сельского поселения письменное предложение заместителя Главы администрации поселения с обоснованием необходимости принятия данного проекта решения и указанием срока его подготовки и внесения на рассмотрение Николаевского сельского Совета депутатов;
• поручение о подготовке соответствующего проекта, определенное в постановлении, распоряжении Главы Николаевского сельского поселения.

4. На основании полученного поручения (согласования) специалист по правовой и кадровой работе определяет исполнителя, срок подготовки текста проекта решения, перечень должностных лиц, согласовывающих и визирующих проект.

5. Проект решения должен быть подготовлен в срок, согласованный с Главой Николаевского сельского поселения.

Для подготовки проектов по поручению Главы Николаевского сельского поселения устанавливается 30 календарных дней, если иной срок не оговаривался в поручении. При этом срок исчисляется с даты поручения.

6. Проекты решений должны отвечать следующим требованиям:

• соответствовать федеральному, республиканскому законодательству и Уставу муниципального образования «Николаевское сельское поселение»;
• тексты проектов должны быть тщательно отредактированными, четкими и ясными, исключающими многозначности слов, словосочетаний;
• если в тексте проекта имеются приложения, то делается ссылка "согласно приложению" или "прилагается" (при наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами 1, 2, 3 и т.п.);
• законопроект и приложения к нему печатаются на компьютере в системе "WORD" или "EXEL", шрифт - 14;
• на титульном листе законопроекта в правом верхнем углу указывается: "Проект внесен Главой администрации Николаевского сельского поселения" и заместителем Главы администрации поселения или структурным подразделением администрации, отраслевым, территориальным органом местного самоуправления подготовлен.
• К тексту проекта решения прилагаются:
• пояснительная записка с обоснованием необходимости принятия решения, указанием основных положений проекта и т.д.;
• финансово-экономическое обоснование, если реализация закона предполагает финансирование из местного бюджета.

7. Визирование текста проекта и приложений к нему осуществляется в последовательности:

• исполнитель;
• руководитель структурного подразделения;
• руководитель отраслевого, территориального органа местного самоуправления либо муниципального предприятия, учреждения;
• заместитель Главы администрации поселения.

Приложения с цифровыми данными визируются постранично.

8. Визирование законопроекта обеспечивает исполнитель.

Визирование проекта на листе согласования осуществляется в следующей последовательности:

• ответственный за подготовку проекта;
• заинтересованные организации, структурные подразделения, отраслевые и территориальные органы местного самоуправления, которым определены в тексте проекта поручения, задания и т.п.;
• специалист по правовым и кадровым вопросам администрации поселения;

Проект на визировании (согласовании) у должностного лица может находиться не более двух рабочих дней.

9. Согласованный проект решения вместе с листом согласования, пояснительной запиской, финансово-экономическим обоснованием и дискетой с набранным текстом проекта и приложений к нему передается специалисту по правовой кадровой работе и последующего доклада Главе Николаевского сельского поселения

Ответственность за соответствие текста проекта на дискете завизированному проекту решения возлагается на исполнителя.

10. Проект должен быть направлен в Николаевское сельский Совета депутатов не позднее чем за 10 календарных дней до проведения очередного заседания.

Глава администрации поселения и другие лица, ответственные за подготовку проектов решений и (или) курирующие рассматриваемые в проектах вопросы, принимают участие в работе постоянных комиссий Николаевского сельского Совета депутатов и заседании Николаевского сельского Совета депутатов при рассмотрении соответствующих проектов.

11. Проект решения подготовленный депутатами Николаевского сельского Совета депутатов, поступивший в администрацию поселения из Николаевского сельского Совета депутатов для согласования (заключения), направляется специалистом по правовой и кадровой работе соответствующим должностным лицам для рассмотрения проекта и организации визирования на листе согласования.

Для организации согласования и визирования проекта решения устанавливается 15 календарных дней.

Срок визирования проекта должностными лицами аналогичен срокам, определенным данным Регламентом для подготовки других правовых актов.

Согласованные проекты решений с замечаниями и предложениями представляются Главе Николаевского сельского поселения, а затем направляются в Николаевский сельский Совет депутатов.

12. Решения, принятые Николаевским Советом депутатов, в течение 5 календарных дней со дня их принятия поступают из Николаевского сельского Совета депутатов в приемную Главы Николаевского сельского поселения.

13. В течение 14 календарных дней со дня поступления решения в администрацию поселения решение должно быть подписано Главой Николаевского сельского поселения или возвращено в Николаевский сельский Совет депутатов с замечаниями и поправками для повторного рассмотрения.

14. Подписанное решение Совета депутатов направляется для опубликования в информационном бюллетне. 

VII. Организация работы с обращениями органов юстиции, прокуратуры и суда

1. Обращения, касающиеся правомерности издания актов Главы администрации поселения, передаются после их регистрации в приемной Главы администрации поселения Главе администрации поселения.

2. Правовую защиту нормативных правовых актов, изданных Главой администрации поселения, которые в установленном действующем законодательством порядке оспариваются органами юстиции, прокуратуры, иными правоохранительными органами или в судебном порядке, осуществляет главный специалист по правовым вопросам в рамках своей компетенции.

Нормативный акт по корректировке таких документов готовится в соответствии с данным Регламентом.

3. Доверенность на представление интересов Главы поселения или администрации поселения в судах специалистам администрации либо органов местного самоуправления поселения вправе выдавать специалист по правовой и кадровой работе администрации поселения. 

IIIХ. Подготовка, оформление и отправка служебных документов

1. При подготовке и оформлении документов работники аппарата руководствуются следующими основными требованиями:

1.1. Документы (письма, справки, информации, телеграммы и т.д.) печатаются, как правило, на бланках установленного образца, регистрируются после подписания в приемной Главы поселения.

Датой документа является дата его подписания или утверждения.

1.2. К документу объемом более одной страницы составляется заголовок, в краткой форме раскрывающий его основное содержание.

1.3. Содержание документа должно быть кратким, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации.

1.4. Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона проставляются на лицевой стороне последнего листа в левом нижнем углу документа.

1.5. Исходящие письма отправляются с подлинной подписью. Копия исходящего документа, завизированная исполнителем, при необходимости, - с указанием рассылки, помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел в приемной Главы поселения.

1.6. В письмах-ответах указываются номер и дата документа, на который дается ответ. Документы подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными им полномочиями. При подписании документа указывается полное наименование должности и приводится расшифровка подписи лица, подписывающего документ. Инициалы имени и отчества ставятся перед фамилией.

1.7. Подписание документа, на котором обозначена подпись одного должностного лица, другим должностным лицом (с предлогом "за" или косой чертой перед наименованием должности подписывающего) не допускается.

1.8. Представляемые на подпись документы должны быть завизированы исполнителями и другими должностными лицами, ответственными за подготовку документов. Виза проставляется на лицевой стороне последнего листа документа на нижнем его поле.

2. Подготовка проектов писем в районные органы возлагается на специалиста по правовой и кадровой работе. Он обязан следить за прохождением писем в областных, районных органах и принимать меры по получению ответов на поставленные в них вопросы.

3. Телеграммы подписываются Главой администрации поселения.

Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов, если при этом не искажается ее содержание.

4. Письма, направляемые в областные, районные органы, печатаются на фирменных бланках в 2 экземплярах.

При этом 1-й экземпляр направляется адресату через приемную администрации поселения. 2-й экземпляр с визами хранится в приемной Главы администрации поселения с обязательной передачей в архив по истечении срока хранения. Телеграммы печатаются и тиражируются в зависимости от количества адресатов.

Документы, подготовленные и используемые в подразделениях аппарата администрации поселения, относятся к категории внутренних документов, оформляются на чистых листах. 

IХ. Организация работы со служебными документами

1. Ведение делопроизводства в администрации поселения осуществляется в соответствии с разработанным положением о порядке ведения делопроизводства в администрации поселения и должностными инструкциями работником, на которых возложены обязанности по ведению делопроизводства. 

Х. Требования к оформлению документов, представляемых на доклад Главе администрации поселения

1. Объем письменной информации должен быть изложен на одной странице, в исключительных случаях - на двух печатного текста.

2. Содержание документа должно быть предельно ясным.

3. На вопросы в поручениях Главы администрации поселения должны быть прямые ответы.

4. Документы с ответами на поручения Главы администрации поселения должны содержать:

• первичный документ;
• резолюцию Главы администрации поселения;
• ответ исполнителя.

Других документов в подборке быть не должно.

5. В случае неясности содержания документа заместитель Главы администрации поселения докладывает его самостоятельно.

6. В документе, кроме необходимых виз и подписей, указываются фамилия, инициалы и номер телефона исполнителя.

7. Просроченные документы докладываются только с приложенной объяснительной запиской исполнителя.

8. В случае утери документа с резолюцией Главы администрации поселения ответственность несет исполнитель согласно должностной инструкции.

9. Письма по вопросам работы отраслей на имя Главы администрации поселения подписываются руководителем только соответствующего отраслевого органа.

10. Письма по вопросам социально-экономического развития территорий сельских администраций подписываются главами администраций поселений и докладываются Главе администрации поселения только с письменным мнением курирующего эти вопросы.

Докладываются только письма по жизненно важным и особо значимым для поселения вопросам.

11. Отдельные документы (объемом более двух страниц) докладываются Главе поселения по согласованию со специалистом по правовой и кадровой работе администрации поселения. 

XI. Порядок рассмотрения письменных обращений и организация личного приема граждан

1. Администрация поселения организует прием населения, рассматривает жалобы, заявления и предложения граждан в пределах своей компетенции.

В соответствии с действующим законодательством администрация поселения не вправе самостоятельно принимать к рассмотрению вопросы, отнесенные к компетенции органов государственной власти и управления.

Письменные предложения, заявления и жалобы граждан, полученные по почте, регистрируются количественно специалистом по правовой и кадровой работе, проставляется штамп и дата. Обращения, передаваемые гражданами во время личного приема и непосредственно в администрацию поселения, также регистрируются специалистом по правовой и кадровой работе администрации поселения.

Поступившие в адрес руководителей администрации поселения письма с пометкой "Лично", правильно указанными фамилией, инициалами и должностью не вскрываются. Они передаются непосредственно руководителю, которому адресованы. В случаях, когда такие письма квалифицируются как обращения, корреспонденция передается руководителем специалисту по правовой и кадровой работе администрации поселения для регистрации и направления по принадлежности для рассмотрения.

2. Все письма проверяются на повторность поступления. Если обращение является повторным, материалы по первому обращению приобщаются к нему для дальнейшей работы.

По содержанию каждого обращения определяется исполнитель и обращение направляется по принадлежности.

Срок прохождения обращений граждан с момента поступления в приемную Главы администрации поселения и до передачи должностному лицу, которому непосредственно поручено рассмотрение письма, не должен превышать 2 дней.

Не допускается передача дела по обращению граждан от одного исполнителя другому, минуя приемную Главы администрации поселения.

Дело с рассмотренным обращением, полностью оформленное в соответствии с предъявляемыми требованиями, передается в приемную Главы администрации поселения непосредственными исполнителями.

3. Поступившие в администрацию поселения обращения граждан из областных и федеральных органов власти в случаях, если они взяты ими на контроль, передаются специалистом по правовой и кадровой работе с пометкой об этом Главе администрации поселения, который определяет порядок их дальнейшего рассмотрения. Им же подписываются ответы на эти обращения в вышестоящие инстанции и заявителям. В ответах заявителям указывается, каким областным, федеральным органом или должностным лицом поручено рассмотрение письма.

Если в резолюции по исполнению обращения граждан значится несколько исполнителей, то всю работу по организации рассмотрения и направления ответа заявителю проводит должностное лицо, указанное первым.

Ответственный исполнитель определяет сроки представления соисполнителями информации об исполнении поручения, порядок согласования и подготовки итогового документа по обращениям граждан. Информация по исполнению поручения представляется в адрес исполнителя, указанного в резолюции первым.

Персональную ответственность за рассмотрение обращения несут все исполнители.

4. Главе администрации поселения, как правило, передаются коллективные обращения, содержащие общественно значимый характер, вопросы деятельности кадров а также обращения по вопросам, связанным с деятельностью правоохранительных, налоговых, органов и вооруженных сил.

Письма, передаваемые секретарю для доклада Главе администрации поселения, непосредственно определяются специалистом по правовой и кадровой работе администрации поселения.

Контроль за исполнением обращений, а также поручений, данных Главой администрации поселения, осуществляется его заместителем, руководителями структурных подразделений и отраслевых органов местного самоуправления. Контроль за сроками рассмотрения и полнотой ответов осуществляется специалистом по правовой и кадровой работе.

Исполнитель готовит ответ заявителю и в областные или федеральные органы, информацию Главе администрации поселения за подписью заместителя Главы администрации поселения с четким докладом по существу затронутых вопросов или, если вопрос не решен полностью, с предложением о продлении срока исполнения. В случае выявления фактов нарушения конституционных прав заявителя, исполнитель информирует о принятых мерах и принесении заявителю извинения.

В ответе в информации указывается, что заявителю сообщено письменно о результатах рассмотрения, информация визируется специалистом по правовой работе Администрации поселения, после подписания Главой Администрации поселения ответы, регистрируются и отправляются адресатам.

Персональную ответственность за сохранность материалов дела, до момента передачи его специалисту по правовым и кадровым вопросам администрации поселения, несет исполнитель, указанный первым в поручении.

5. Органы местного самоуправления, общественные органы, предприятия, учреждения, организации, их руководители и другие должностные лица при рассмотрении предложений, заявлений и жалоб обязаны:

• внимательно разбираться в их существе, в случае необходимости истребовать нужные документы, направлять работников на места для объективного разрешения вопроса;
• принимать обоснованные решения по предложениям, заявлениям, жалобам, обеспечивать своевременное и правильное исполнение этих решений;
• сообщать гражданам в письменной форме о решениях, принятых по предложениям, заявлениям, жалобам, а в случае их отклонения указывать мотивы; по просьбам граждан разъяснять порядок обжалования;
• систематически анализировать и обобщать предложения, заявления, жалобы, содержащиеся в них критические замечания с целью своевременного выявления и устранения причин, порождающих нарушения прав и охраняемых законом интересов граждан, изучения общественного мнения, совершенствования работы органов местного самоуправления, общественных органов, предприятий, учреждений и организаций.

Запрещается направлять жалобы граждан для разрешения тем органам или должностным лицам, действия которых обжалуются.

Ответы гражданам о принятых по их обращениям мерах дает специалист по правовой и кадровой работе Администрации поселения. Об исполнении обращений, взятых на контроль, исполнители письменно уведомляют специалиста по правовой кадровой работе Администрации поселения, прилагая копии ответов заявителям и оригиналы писем.

6. Непосредственное исполнение обращений граждан поручается работникам структурных подразделений Администрации поселения.

В необходимых случаях для рассмотрения обращений создаются комиссии в составе ответственных работников Администрации поселения, депутатов Николаевского Совета депутатов, представителей отраслевых и территориальных органов местного самоуправления, В этих проверках могут принимать участие сами заявители.

7. Предложения, заявления и жалобы граждан, поступающие в администрацию поселения, подлежат рассмотрению в срок до одного месяца со дня их поступления, а не требующие дополнительного изучения и проверки - не позднее 15 дней.

В случае, когда для рассмотрения обращения необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов либо принятие других мер, сроки рассмотрения могут быть, в порядке исключения, продлены Главой администрации поселения, но не более чем на один месяц. Для отметки о продлении срока исполнитель обращения информирует специалиста по правовым и кадровым вопросам администрации поселения и уведомляет заявителя о новых сроках исполнения письменно.

В особых случаях (рассмотрение дел в суде) продление срока рассмотрения может быть разрешено на более длительное время, при этом заявителю направляется промежуточный ответ.

Предложения, заявления и жалобы граждан, поступающие из редакций газет, журналов, телевидения, радио и других средств массовой информации в администрацию поселения, рассматриваются в порядке и в сроки, предусмотренные настоящим Регламентом.

Не подлежат рассмотрению анонимные обращения, не содержащие конкретных данных о совершении правонарушений, заявления и жалобы, носящие абстрактный характер, некорректные по тону или бессмысленные, по другим мотивам, предусмотренным действующим законодательством, а также вопросы, не входящие в компетенцию администрации поселения:

• пересмотр судебных решений и деятельности суда и прокуратуры;
• вмешательство в расследование уголовных дел и ведение следственных действий;
• разрешение трудовых, имущественных и иных гражданско-правовых споров.

Если исполнение вопросов, поставленных в предложениях, заявлениях, жалобах граждан, не относится к ведению администрации поселения, то специалист по правовым и кадровым вопросам администрации поселения направляет их не позднее чем в 5-дневный срок по принадлежности, извещая об этом заявителей, а при личном приеме разъясняется, куда им следует обратиться.

Не уведомляются, как правило, авторы писем, если:

• по содержанию письмо является некорректным или бессмысленным;
• отсутствуют полный адрес и фамилия заявителя.

8. Обращения граждан считаются рассмотренными, если даны ответы на все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры, заявитель проинформирован о результатах в письменной форме.

9. Личный прием граждан осуществляется Главой администрации поселения. В случае необходимости на прием приглашаются руководители подразделений и отраслевых органов местного самоуправления. Время приемов устанавливается согласно графику, который ежемесячно составляется специалистом по правовым и кадровым вопросам и публикуется в печати. График приема вывешивается в приемной Главы поселения на доступном для обозрения месте.

10. Прием граждан ведется в кабинете Главы администрации поселения,

11. Зам. главы Администрации поселения ежеквартально, за полугодие и за год готовят для доклада анализ письменных и устных обращений граждан и ежемесячно информирует Главу Администрации поселения о количестве и характере поступивших обращений граждан. 

ХII. Организация контроля и проверки исполнения документов в администрации Николаевского сельского поселения

1. Контролю и проверке исполнения подлежат все зарегистрированные документы, содержащие порученческие пункты, сроки исполнения, требующие принятия решения и (или) выполнения определенных управленческих действий, составления ответного или иного документа, внесение изменений в нормативные, инструктивные и другие документы.

В аппарате администрации Николаевского сельского поселения контролю подлежат:

• указы, распоряжения, поручения Президента Российской Федерации, федеральные законы, постановления Совета Федерации и Государственной Думы, Федерального Совета Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации в части поручений органам местного самоуправления РФ;
• указы Главы Республики Мордовия , постановления и распоряжения Правительства Республики Мордовия, поручения Главы Республики Мордовия, республиканские законы, решения коллегии Администрации республики;
• постановления, распоряжения, поручения Главы администрации поселения, решения районного Совета депутатов;
• запросы депутатов, письма и обращения граждан.

На контроль могут ставиться и другие документы по решению Главы администрации поселения или его заместителя.

2. Контроль осуществляется с использованием автоматизированной системы контроля исполнения документов.

3. Контроль исполнения правовых актов органов местного самоуправления осуществляют должностные лица, на которых Главой администрации поселения возложен контроль за исполнением непосредственно в тексте документа или в резолюциях по исполнению документа.

Если контроль за выполнением возлагается на нескольких должностных лиц или структурных подразделений, то определение порядка работы над документом для каждого исполнителя, созыв и отчетность за реализацию указов, постановлений, распоряжений, законов и других подконтрольных документов возлагается на должностное лицо, записанное первым. Организация и контроль исполнения отдельных пунктов могут поручаться различным должностным лицам.

4. Заместитель Главы администрации поселения, руководители структурных подразделений аппарата администрации поселения, руководители иных органов местного самоуправления поселения несут ответственность за исполнение контролируемых документов в соответствии с республиканским законом "О муниципальной службе Республики Мордовия".

5. Методическое руководство работой по организации контроля исполнения документов органами местного самоуправления поселения, проверки его состояния осуществляет отдел по организационно-правовой и кадровой работе администрации поселения.

6. Сроки исполнения контролируемых документов указываются в текстах документов или поручений (резолюциях) Главы поселения.

Сроки выполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций - с даты поступления в администрацию поселения.

Документы, по которым срок исполнения не указан, исполняются, как правило, в течение месяца со дня регистрации документа в администрации поселения. Сроки представления информации о ходе исполнения определяются должностными лицами, ответственными за контроль исполнения.

7. При необходимости изменения срока выполнения поручения должностное лицо, которому дано поручение, не позднее чем за два дня до истечения срока представляет на имя давшего поручение мотивированную просьбу о продлении срока исполнения.

Ответы на документы органов государственной власти Республики Мордовия, министерств и ведомств Республике мордовия подлежат отправке не позднее чем за 5 дней до истечения сроков, указанных в этих документах.

При особых обстоятельствах, приведших к нарушению срока исполнения, лицом, ответственным за контроль, представляется объяснительная записка, после чего может быть установлен новый срок исполнения.

Сроки исполнения документов, установленные Главой администрации поселения могут быть изменены только Главой администрации поселения. Целесообразность изменения сроков исполнения необходимо обосновать в предложениях заместителя Главы администрации поселения.

8. Снятие документов (поручений) с контроля производится после их полного исполнения на основании распоряжения или резолюции Главы администрации поселения, его заместителя.

Снять документ (поручение) с контроля может только руководитель, поставивший его на контроль, или другое лицо по его поручению. 

XIII. Организация контроля исполнения указов Главы Администрации Республики Мордовия, постановлений и распоряжений Администрации республики, республиканских законов, постановлений и распоряжений Главы администрации Дубенского района, постановлений и распоряжений Главы администрации Николаевского сельского поселения

1. Контроль за своевременным и полным исполнением указов, постановлений и распоряжений, республиканских законов осуществляет специалист по правовой и кадровой работе Администрации поселения, руководители структурных подразделений администрации поселения и уполномоченные ими лица.

2. Специалистом по правовой и кадровой работе контролю за исполнением нормативных документов отдела по организационно-правовой и кадровой работе осуществляется ведение базы данных контрольных документов. На каждый документ заполняется электронная контрольная карточка установленной формы, в которой указываются наименование документа, дата принятия, ответственные за исполнение и сроки, с учетом введения упреждающих (промежуточных) сроков контроля исполнения документов, позволяющих внести соответствующие коррективы в процесс и сроки выполнения.

3.Должностные лица, на которых Главой администрации поселения возлагается контроль за исполнением, в течение 2 дней после получения документа или поручения определяют в резолюциях меры по организации исполнения и ответственных должностных лиц в подчиненных структурных подразделениях, отраслевых и территориальных органах местного самоуправления.

Должностные лица, ответственные за контроль документов:

• вносят в контрольную карточку резолюции, Ф.И.О. исполнителей;
• обеспечивают передачу документов на непосредственное исполнение;
• регулярно осуществляют контроль за соблюдением сроков исполнения указов, постановлений и распоряжений.

4. По каждому контрольному документу должностным лицом, ответственным за контроль документов, ведется накопительная папка контроля, в которой содержатся:

• документ, взятый на контроль;
• контрольный лист;
• план мероприятий по организации контроля с указанием конкретных сроков и должностных лиц, ответственных за исполнение документа;
• отчетные документы исполнителей;
• справки о результатах проверок и иную переписку о ходе исполнения документа.

Контроль исполнения документов осуществляется по каждому пункту. В этих целях на контролируемый документ заполняется контрольный лист установленной формы, в который заносятся все пункты (задания), информация об их исполнении, причинах неисполнения и принятых мерах.

Информация о ходе выполнения или о выполнении контролируемого документа должна быть конкретной, расположенной по очередности пунктов указа, постановления, распоряжения, областного закона, письма, обращения и т.д. и полной по каждому вопросу с указанием принимаемых конкретных мер по реализации данных документов и исполнителей

Ведение накопительных папок, своевременное, в соответствии со сроками упреждающего контроля, внесение достоверной информации в контрольный лист осуществляются под личную ответственность должностным лицом, ответственным за контроль документов.

5. Специалист по контролю за исполнением нормативных документов, используя базу данных контрольных документов, осуществляет контроль и анализ исполнения указов, постановлений и распоряжений. Основным же методом контроля является проверка исполнения на местах, которая осуществляется систематически как в целом, так и по отдельным пунктам документа.

6. При выполнении всех пунктов указа, постановления (распоряжения) и представления предложения о снятии его с контроля, согласованного со всеми заинтересованными должностными лицами, отделом по организационно-правовой и кадровой работе администрации поселения готовится в установленном порядке проект распоряжения администрации поселения о снятии документов с контроля.

Снятие документа с контроля не прекращает его действие.

7. Если в процессе реализации указа, постановления, распоряжения и других документов выясняется невозможность соблюдения указанного срока или исполнения документа в целом, то лицом, ответственным за выполнение данного документа, готовится на имя Главы администрации поселения, за подписью осуществляющего контроль заместителя Главы администрации поселения, аргументированное представление о продлении срока действия данного документа, его изменении, приостановлении либо отмене в связи с объективной невозможностью его дальнейшего выполнения. При получении резолюции Главы администрации поселения делается соответствующая отметка в контрольной карточке.

Продление срока исполнения указа, постановления, распоряжения, областного закона или отдельных его положений должно быть оформлено не менее чем за 5 дней до истечения срока его выполнения.

В противном случае указ, постановление, распоряжение, областной закон или отдельные их положения считаются не исполненными в срок, о чем информируется Глава администрации поселения и вносятся предложения по мерам наказания виновных.

8. Годовой план проведения контрольных мероприятий утверждается Главой администрации поселения.

По оперативным поручениям Главы администрации поселения, проводятся внеплановые контрольные проверки исполнения структурными подразделениями аппарата администрации поселения, отраслевыми и территориальными органами местного самоуправления своих полномочий в ходе реализации указанных документов.

Для организации проведения проверок исполнения постановлений и распоряжений администрации поселения органами местного самоуправления, организациями и их должностными лицами на территории поселения отделом по организационно-правовой и кадровой работе могут создаваться комиссии с привлечением представителей правоохранительных и контролирующих органов (по согласованию с руководителями этих органов), а также специалистов структурных подразделений аппарата администрации поселения для проведения проверок и выработки необходимых мер по оперативному устранению выявленных нарушений и их предупреждению.

О результатах проверок информируется Глава администрации поселения и вносятся предложения по мерам, направленным на выполнение нормативных документов, а также, в случае необходимости, о привлечении должностных лиц органов, подчиненных Главе администрации поселения, к дисциплинарной, административной и иной ответственности в соответствии с действующим законодательством.

10. Специалистом по контролю за исполнением нормативных документов ежеквартально готовится информация, для дальнейшего доклада Главе администрации о результатах работы по осуществлению контроля за исполнением указов, постановлений, распоряжений. 

XIV. Контроль исполнения поручений Главы администрации поселения

1. Письменные поручения с резолюциями Главы администрации поселения направляются специалистом администрации поселения всем указанным в них адресатам. Если поручение дается нескольким должностным лицам, то отчетность за исполнение этого поручения возлагается на записанного в резолюции первым, если созыв не возложен на другого исполнителя, который обязан при подготовке ответа учесть мнение других исполнителей. Ответ должен быть ими завизирован или согласован по телефону, о чем ответственный за исполнение должен сделать соответствующую запись.


В некоторых случаях по письменным поручениям Главы администрации поселения готовится ответ. В таком случае исполнитель передает этот материал специалисту по правовым и кадровым вопросам администрации поселения и при получении резолюции Главы администрации поселения по ответу представляет копию его (с резолюцией) специалисту по правовой и кадровой работе администрации поселения, что также является основанием для снятия поручения с контроля.

В случае невозможности исполнения поручения в указанный срок вопрос о его продлении решается с Главой администрации поселения не позднее чем за 2 дня до его истечения и при положительном решении сообщается специалисту по контролю за исполнением нормативных документов отдела по организационно-правовой и кадровой работе администрации поселения для соответствующей корректировки срока исполнения.

В пятницу на основании данных, представленных исполнителями до 9-00 часов в отдел по организационно-правовой и кадровой работе, специалист по правовым и кадровым вопросам делами администрации готовит Главе администрации поселения до 14-00 часов информацию о неисполненных письменных поручениях.

ХV. Порядок подготовки и проведения совещаний в администрации поселения

1. Проведение совещаний по различным направлениям деятельности определяется Главой администрации поселения или его заместителем. Они предусматриваются в плане мероприятий на неделю.

2. Должностным лицом, принявшим решение о проведении совещания, утверждаются план подготовки и порядок проведения совещания.

3. Подготовка необходимых материалов (доклад, информации, справки и т.д.), план подготовки, порядок проведения, составление протокола поручений совещания, а также приглашение, регистрация участников совещания согласно списку и дежурство возлагаются на заместителя Главы администрации поселения согласно плану подготовки совещания.

4. В 2-дневный срок после совещания должностное лицо, ответственное за его подготовку, составляет протокол поручений и осуществляет его тиражирование.

Подписанный ведущим совещание протокол поручений передается вместе с листом рассылки, в приемную Главы администрации поселения на рассылку исполнителям.

Протоколы совещаний хранятся в отделе по организационно-правовой и кадровой работе администрации поселения.

5.Порядок, срок и ответственный за подготовку информации об исполнении поручений определяются должностным лицом, подписавшим протокол.

6. Материально-техническое и хозяйственное обеспечение проведения совещаний с участием Главы поселения, его заместителя и обслуживание их участников возлагаются на отдел по организационно-правовой и кадровой работе.

Материально-техническое и хозяйственное обеспечение проведения совещаний с участием руководителей отраслевых органов местного самоуправления, структурных подразделений администрации возлагается на возглавляемые ими отделы.

7. В целях выработки единой стратегии деятельности аппарата администрации поселения, формирования общих позиций на основные социально-политические и экономические события в стране, по случаю государственных праздников и знаменательных дат, а также для изучения нормативно-правовых документов и рассмотрения отдельных вопросов деятельности аппарата администрации поселения не реже одного раза в квартал проводятся совещания аппарата администрации поселения.

Подготовка совещаний аппарата администрации поселения и контроль за исполнением принятых на них решений возлагаются на заместителя Главы администрации поселения, ответственных за проведение совещания.

8. Служебные совещания, на которых рассматриваются вопросы, содержащие государственную тайну, проводятся в выделенных для этого помещениях по планам, согласованным с отделом МП, ГО и ЧС администрации поселения.

ХVI. Порядок оформления отпусков работникам аппарата администрации поселения, руководителям отраслевых органов местного самоуправления, главам сельских администраций поселения.

1. График отпусков сотрудников администрации поселения, работников аппарата администрации поселения, подписывается Главой администрации поселения.

2. Заявления на отпуск, пишутся на имя Главы администрации поселения, распоряжением Главы администрации поселения о предоставлении отпуска.

ХVII. Печати, бланки и штампы

1. На документах, требующих особого удостоверения подлинности, ставится печать.

В аппарате администрации поселения имеются следующие печати:

• Гербовая печать - "Администрация Николаевского сельского поселения Ростовской области". Ставится на банковских документах, договорах, соглашениях и других документах подписанных Главой администрации поселения, а в его отсутствие исполняющим обязанности Главы администрации поселения. 

Печать должна храниться в сейфах.

Об утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность Глава администрации поселения.

Ответственность и контроль за соблюдением порядка использования, хранения возлагаются на их руководителя.

2. Бланки документов, применяемые в администрации поселения, должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

Структурные подразделения аппарата при направлении писем, как правило, пользуются бланками "Администрация Николаевского сельского поселения Республики Мордовия".

Бланки с угловым штампом имеет специалист по правовой и кадровой работе администрации поселения.

Заявки на выдачу бланков подаются специалистом по правовой и кадровой работе администрации поселения не позднее чем за неделю до расхода ранее полученных.

3. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие штампы.

4. Бланки и штампы должны храниться в сейфах или закрытых шкафах.

5. Согласованные со специалистом заявления для получения разрешения на изготовление печатей и штампов подаются работниками аппарата администрации для утверждения Главе администрации поселения.

Изготовление печатей и штампов возлагается на специалиста по правовой и кадровой работе администрации поселения.

6. Пришедшие в негодность и аннулированные печати возвращаются специалисту по правовой и кадровой работе администрации поселения и уничтожаются по акту. 

ХVIII. Порядок оформления документов к передаче их в архив и использование архивных документов

1. Документы находятся в делах текущего делопроизводства в течение двух лет, после чего сдаются в архив администрации поселения. Документы со сроками хранения до трех лет могут в архив не сдаваться, а храниться в структурных подразделениях. По истечении указанного срока хранения в структурных подразделениях составляется акт на уничтожение этих документов, который подписывается членами комиссии и работниками делопроизводства в структурном подразделении, после чего один экземпляр акта передается в архив, другой - хранится на месте.

2. Оформление дел для сдачи в архив администрации поселения проводится работниками структурных подразделений, согласно номенклатуре дел аппарата администрации поселения, при методической помощи архива администрации поселения.

3. Контроль за своевременным оформлением дел для сдачи в архив и ответственность за передачу необходимых документов несет начальник архивного отдела администрации поселения.

4. Дела постоянного срока хранения переплетаются, нумеруются. Дела временного срока хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению - дела можно хранить в скоросшивателях, листы не нумеруются.

На все завершенные делопроизводством дела постоянного и временного хранения и дела по личному составу в структурных подразделениях составляются описи, на основании которых документы передаются в архивный отдел администрации поселения.

При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах. Вместе с делами в архив передаются и регистрационно-контрольные картотеки на документы.

Ответственность за своевременное и качественное оформление, переплет, если этого требует срок хранения согласно номенклатуре дел, составление описей дел несут руководители структурных подразделений.

5. Передача дел в архив администрации поселения осуществляется ежегодно структурными подразделениями по графику, составляемому архивным отделом администрации поселения и утверждаемому Главой администрации поселения.

Ответственность за передачу всех необходимых документов в архив несут руководители структурных подразделений, и специалист архивного отдела администрации поселения.

6. Документы, находящиеся на хранении в архиве администрации поселения, предоставляются сотрудникам подразделений администрации для работы в комнате архива, а в некоторых случаях - во временное пользование (до 3-х дней) вне архива под расписку в специальном журнале. В необходимых случаях по ним выдаются копии. Сотрудники несут ответственность за сохранность полученных архивных материалов.

7. Постановления, распоряжения после 2-летнего нахождения в отделе по организационно-правовой и кадровой работе администрации поселения передаются на хранение в архив, где выдаются по ним необходимые справки.

Материалы по обращениям граждан после 2-х лет хранения также сдаются в архив администрации поселения.

8. Архив по разрешению Главы администрации поселения предоставляет по письменным запросам организаций и граждан копии находящихся на хранении нормативных правовых актов и иных архивных документов, выписки из них, а также архивные справки, составленные на основании указанных документов, если они необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов организаций и граждан. 

XIX. Внутренний трудовой распорядок и создание необходимых условий для работы сотрудников аппарата

1. Обязанности по организации работы сотрудников аппарата администрации поселения возлагаются на Главу администрации.

2. Ответственность за соблюдение работниками аппарата трудовой и исполнительской дисциплины несут их руководители и сами работники.

3. В аппарате администрации поселения действует пятидневная рабочая неделя. Начало рабочего дня : в 8-30 часов, окончание - в 16-30 часов . Обеденный перерыв - с 13-00 часов до 14 - 00часов.

4. Учет рабочего времени сотрудников аппарата ведется бухгалтерией администрации поселения. Табель учета рабочего времени работников аппарата администрации подписывается главным бухгалтером и утверждается заместителем Главы администрации поселения.

5. За нарушения трудовой и исполнительской дисциплины сотрудники аппарата могут быть лишены премии полностью или частично по представлению курирующего соответствующее структурное подразделение, специалиста по правовой и кадровой работе администрации поселения на основании распоряжения Главы администрации поселения, а также подвергнуты дисциплинарным взысканиям, вплоть до освобождения от должности в порядке, предусмотренном Трудовым кодексом Российской Федерации и республиканским законом "О муниципальной службе Республики Мордовия".

6. Для получения оргтехники, канцтоваров, проведения ремонтных работ руководители структурных подразделений подают заявку заместителю Главе администрации поселения. 

ХХ. Порядок входа в здание администрации поселения, выноса и вноса имущества

1. В выходные и праздничные дни в здание могут быть пропущены лица только в случае служебной необходимости. Для этого руководители структурных подразделений, отраслевых органов местного самоуправления, расположенных в здании администрации поселения заранее подают списки таких лиц.

2. Внос и вынос имущества и иных материальных ценностей осуществляются по заявкам руководителей соответствующих структурных подразделений, завизированных заместителем Главы администрации поселения.